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  • Organisez votre courrier

    Votre boîte aux lettres croule sous le courrier ? Avec une bonne organisation et une approche réfléchie, vous gagnerez un temps précieux. Comment faire ?

    Dossiers : trop ou trop peu ?

    Certains conservent tous leurs messages dans leur boîte de réception et d’autres créent un dossier par expéditeur. Ces deux extrêmes ont un inconvénient : ils ne donnent pas une bonne vue d’ensemble. Si votre boîte de réception est pleine à craquer, bonjour pour repérer les messages déjà traités. Et avec un dossier distinct par expéditeur, des messages apparentés pourraient n’être pas stockés ensemble.

    Vous serez plus efficace en créant un nombre restreint de dossiers par thème. Au bureau, p.ex. un par projet ou groupe de clients. Chez vous, un pour le courrier de la famille et des amis, un pour celui relatif à votre hobby, etc. Un aussi par correspondant régulier (un partenaire commercial p.ex.). Mais, en tout cas, limitez-en le nombre pour vous y retrouver. Conseil. Les fonctions de recherche et de tri de votre logiciel de messagerie vous trouvent aisément des messages dans des dossiers de grande taille. Cliquez p.ex. sur l’en-tête de la colonne De (From) pour trier tous les messages du dossier par expéditeur et regrouper les messages provenant d’une même personne. Ou triez par date pour regrouper les messages antérieurs à telle date et les déplacer p.ex. vers un autre dossier ou la corbeille. Utilisez la fonction de conversation pour regrouper des discussions par courriel (Outlook : Affichage, Affichage actuel, Par sujet de conversation; Thunderbird : Affichage, Trier par, Discussions groupées).

    Action : déplacer le courrier traité

    Pour avoir un bon aperçu du courrier restant à traiter, déplacez sans tarder les messages traités de votre boîte de réception vers leur destination finale. Placez aussi dans le dossier approprié les messages lus qui n’exigent pas d’action ultérieure, mais sont à conserver. Ceux qui ne sont pas à garder, à la corbeille ! Tentez de répondre directement aux autres messages ou, si vous ne le pouvez pas, marquez-les. Nettoyez votre boîte de réception chaque semaine : déplacez les conversations clôturées dans le dossier approprié et déterminez quels messages restent à traiter.

    Filtres : pour déplacer ou colorer

    Les filtres vous permettent d’encore mieux optimiser votre courrier. Si vous n’avez pas toujours le temps de lire toutes les lettres d’info que vous recevez, créez des filtres pour les déplacer vers un dossier spécial. Ainsi, elles n’occupent pas de place dans votre boîte de réception et vous pouvez les lire p.ex. une fois par semaine dans ce dossier distinct. Vous repérez aussi plus facilement les messages importants (p.ex. de tel expéditeur ou sur tel sujet) avec un filtre qui leur donne une couleur distincte dans votre boîte de réception.

    Archivage

    En principe, ne conservez pas dans vos dossiers “actifs” des messages datant de plusieurs années. Prenez la peine, une fois par an, d’archiver les anciens messages. Triez les dossiers par date (sans oublier les Eléments envoyés), sélectionnez les messages datant p.ex. de plus d’un an et déplacez-les vers un dossier Archive. Un dossier d’archivage global (ou 1 par année) suffit largement. Avec les fonctions de recherche et de tri, vous retrouverez aisément des messages dans vos archives.

    Conseil. Le programme Mailbag Assistant (http://www.fookes.com/mailbag/ - essai de 30 jours gratuit, puis ± 32 €) est notamment spécialisé en archivage de courrier. Il possède de puissantes fonctions de recherche qui peuvent fouiller en même temps vos archives et vos dossiers actuels.

    Limitez le nombre de dossiers de courrier, placez les messages traités dans leur dossier et utilisez des filtres pour déplacer les messages peu urgents vers un dossier distinct. Ainsi, vous vous y retrouverez mieux !

  • » Source / Remerciement / Contribution
    « Nous remercions Aurélie Centye, pour sa contribution. »

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